Ecrire des messages efficaces.

Quel bonheur ! La référence en matière de business (McKinsey) sort un article ( "Crafting a message that sticks: An interview with Chip Heath") qui reprend tout un tas de principes que je prêche lors de mes formation en communication professionnelle, ainsi que dans mon bouquin "Optimisez vos écrits professionnels", aux Editions Vuibert. En voici quelques extraits de l'interview de Chip Heath, professeur au Stanford Graduate School of Business (traduit de l'anglais):

• Qu'est ce qu'une idée ou une information qui marque ? C'est avant tout une idée que les gens comprennent quand ils l'entendent. Les managers passent parfois des semaines à trouver la bonne idée, puis ils la gâchent en bâclant la communication en quelques heures. C'est une tragédie.
• Quelle est la chose la plus difficile à apprendre concernant la communication professionnelle ? Je pense que la simplicité est la chose la plus difficile. Il ne s'agit pas de simplifier le message, mais de faire simple dans la formulation
• Quoi d'autre à part la simplicité ? Il faut que le message soit concret. Si une entreprise dit "nous devons maximiser la création de valeur pour l'actionnaire", qu'est-ce que cela changera dans le comportement des employés ? Rien...
• Chip Heath continue dans l'article en donnant les 6 axes importants en communication (mais je n'en retiens que 5):

1. simplicité
2. nouveauté : il faut que les personnes voient immédiatement en quoi ce que vous racontez est différent ou nouveau
3. concret : pour que cela puisse facilement se traduire en actes
4. crédibilité
5. raconter une histoire : pour impliquer les gens et leur montrer qu'ils font partie de cette histoire

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Astuces pour gagner du temps

Je ne suis pas très fan des astuces soit disant magiques, mais, voici un résumé de ce que j'ai préféré sur le site de carte bleu Visa (pourquoi ils parlent de cela sur ce site , mystère...) (lien pour la totalité du texte :http://www.visabusiness.fr/pb_actualite.asp , mais je ne sais pas si le lien restera valable longtemps) Comment se concentrer sur ses priorités ? Chaque journée de travail amène son lot d’urgences et d’activités imprévues, empêchant le dirigeant de se concentrer sur le programme de sa journée. Le dirigeant se laisse entraîner par l’urgence apparente, par les sollicitations et néglige l’essentiel. Le retour de bâton se fait lorsqu’il prend conscience qu’il s’est laissé entrainer dans une tâche qui le dépasse ou ne lui permettra pas d’atteindre ses objectifs essentiels. Et c’est le stress… Astuce 1 : Définissez vos priorités et l’ordre dans lequel vous allez accomplir vos tâches et projets de la journée. Première phase, faites une liste de toutes les tâches qui vous avez à faire dans la journée sans trop réfléchir au début. Classez ensuite ces tâches dans la matrice inventée par le général Eisenhower. Cette matrice comporte deux dimensions : une dimension d’urgence et une dimension d’importance : URGENT/IMPORTANT : Faites tout de suite NON URGENT/IMPORTANT : Planifiez et réservez du temps pour cette tâche / ce projet URGENT/NON IMPORTANT : Faites faire, déléguez à une personne ou un matériel NON URGENT/NON IMPORTANT : Ne faites pas, jetez à la poubelle, dites « non » D’une manière un peu simplifiée, pour vous, dirigeant, seront « importants » les tâches ou projets qui permettent la génération de chiffre d’affaires additionnel ou sa préservation. A titre d’exemple, la livraison des commandes en cours est « importante » et « urgente ». Par contre, la prospection de nouveaux clients quand votre carnet de commandes est bien rempli est « importante » et « non urgente ». En effet, cette tâche est non urgente mais le deviendra si vous attendez d’avoir tout livré pour prospecter à nouveau. Le plus difficile généralement pour un entrepreneur est de ne pas faire les tâches non importantes. Il est donc primordial pour vous d’avoir une vision claire de ce qui est important pour y consacrer le temps nécessaire. Astuce 2 : Limitez le temps passé sur les petites tâches chronophages, elles vous détournent de vos priorités. Prenez l’habitude d’effectuer immédiatement toutes les actions qui prennent moins de 2 mn. Cela vous évitera de les traiter mentalement plusieurs fois ou par exemple, de consulter plusieurs fois au cours de la journée un même message mail tout simplement parce que vous ne l’aurez pas traité la première fois. De la même manière, limitez à 3 le nombre de fois où vous manipulez un document, le survolant, le reposant dans une pile « à classer » puis le reprenant... Pour vous entrainer et vérifier si c’est une de vos habitudes, vous pouvez faire un trait au stylo en haut à droite du document à chaque manipulation. Astuce 3 : Pour avoir une vision claire de ses priorités, une vision claire de son environnement et de ses dossiers est nécessaire. Pratiquez une opération commando de rangement deux fois par an. Pour vous aider à jeter les documents inutiles, sachez que 95% des documents sont obsolètes en un an, 80% en un mois. Soyez sans pitié pour les documents que vous n’avez pas consulté dans les deux mois qui ont précédés. En limitant la masse de documents qui vous entoure, vous gagnerez également du temps à chaque fois que vous chercherez un document ou un dossier précis. Comment prendre connaissance de l’ensemble et pouvoir se concentrer sur l’essentiel ? Astuce 1 : Pour augmenter votre vitesse de lecture, il faut avant tout accepter de ne pas tout lire. Quand on parle de techniques de lecture rapide, on parle très souvent de lecture sélective. Pour y arriver, vous allez tout d’abord sélectionner les documents que vous souhaitez vraiment lire et éliminer les autres sans merci. Une fois cette sélection opérée, vous devez accepter de ne pas lire la totalité des textes que vous aurez sélectionnés. Cependant, la frustration que vous pourriez éprouver en ne lisant pas tout va être largement compensée par le fait que ce mode de lecture plus actif va aider à une meilleure mémorisation des informations lues. Astuce 2 : Faites attention à vos conditions de lecture. Accélérer votre vitesse de lecture va vous demander de la concentration et de l’entraînement surtout si vous abordez des rapports ou publications complexes ou volumineux. Soyez confortablement installé, réduisez au maximum les risques d’interruptions, choisissez un endroit calme ou un moment de la journée pendant lequel cette activité va vous procurer du plaisir, enfin assurez vous que votre espace de lecture est bien éclairé. Astuce 3 : Entrainez-vous à ne plus lire tous les mots d’un texte. L’œil humain pour lire va accrocher le premier mot d’une ligne de texte et le dernier mot de la ligne. Puis, il va recommencer l’opération sur la ligne suivante. Pour lire plus vite, faites l’impasse sur le déchiffrage mot à mot. Passez du premier mot d’une ligne au dernier. Si vous captez les mots clefs qui vous intéressent, arrêtez-vous et concentrez-vous sur la partie qui vous intéresse. Pour aller encore plus vite, fixez le premier mot du paragraphe et allez directement au dernier en diagonale. Entrainez-vous car cela ne viendra pas du premier coup. Astuce 4 : N’arrivez pas neutre devant un document. Dans de nombreux cas, consciemment ou inconsciemment, vous allez aborder un texte en recherchant des informations sur des sujets précis. Prenons l’exemple d’un magazine professionnel, étudiez le sommaire pour repérer les articles intéressants pour vous. C’est un premier niveau de sélection. Ensuite vient le deuxième niveau de sélection, lisez attentivement le titre, le chapeau introductif et la conclusion de l’article, et décidez alors si vous souhaitez en continuer votre lecture. Vous pouvez décider d’arrêter votre lecture parce qu’à ce stade une lecture approfondie de l’article ne va pas vous apporter grand-chose. Pour conclure votre lecture, lisez en diagonale le développement de l’article pour compléter votre compréhension de l’article. Astuce 5 : Utilisez les surligneurs de couleur. Ils intensifient votre mémoire visuelle, personnalisent votre document et vous obligent mécaniquement à choisir dans un texte les éléments qui sont réellement importants pour sa compréhension. Comment gérer efficacement ses emails ? Tous les matins, quand il arrive au bureau le dirigeant de petite entreprise se retrouve face à un tsunami de nouveaux mails. Comment les gérer sans y passer tout son temps ? Dans la journée, un flot constant d’emails envahit sa boîte, générant autant d’interruptions. Comment résister à la tentation-curiosité d’ouvrir les mails au fil de leur arrivée…sans nécessairement les traiter ? Astuce 1 : rien de plus déconcentrant que l’arrivée constante d’emails dans votre boîte emails. Pour éviter que votre boîte mail ne soit une source de distraction, décidez des tranches horaires pendant lesquelles vous allez traiter vos emails. Par exemple, le matin à votre arrivée au bureau, au retour de votre déjeuner, en fin de journée. Le reste du temps, refermez votre boîte mail. A chaque fois, imposez-vous un temps maximum pour cette activité. Astuce 2 : Réservez les périodes de la journée où vous êtes le plus fatigué ou le moins concentré pour lire vos newsletters et les dépêches d’informations auxquelles vous êtes abonnés. Ces nouvelles pourront vous donner de nouvelles idées et un peu de peps pour repartir. Si en scannant visuellement vos newsletters, certains articles vous intéressent mais vous n’avez pas le temps de les lire au bureau, vous pouvez les imprimer et les mettre dans une pochette « lecture » que vous emmenez avec vous lors de vos déplacements par exemple pour tuer les temps d’attente.